Ostatnia aktualizacja: 26 czerwca 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Fundacja PickActive Foundation z siedzibą w Kielcach, ul. Warszawska 49/46, 25-531 Kielce, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001194316, NIP 6573001276, REGON 542732812.

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem:

• e-mail: kontakt@pickactive.pl
• telefon: 601 407 033

2. Zakres zbieranych danych

Przetwarzamy wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane.

W zależności od rodzaju formularza lub projektu mogą to być:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres zamieszkania,
• data urodzenia,
• numer PESEL (wyłącznie w przypadkach wymaganych przepisami prawa lub dokumentacją projektu),
• nazwa szkoły, uczelni lub organizacji,
• informacje dotyczące uczestnictwa w projektach,
• informacje o stopniu niepełnosprawności lub szczególnych potrzebach uczestnika – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji projektów skierowanych do osób z niepełnosprawnościami,
• inne dane przekazane dobrowolnie przez użytkownika.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w przypadku niektórych projektów ich podanie może być niezbędne do zawarcia umowy lub udziału w projekcie.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w celu:

• realizacji projektów społecznych, edukacyjnych i sportowych,
• prowadzenia procesu rekrutacji uczestników,
• kontaktu z uczestnikami projektów,
• organizacji wydarzeń,
• prowadzenia korespondencji,
• zawierania i wykonywania umów,
• prowadzenia dokumentacji wymaganej przez instytucje finansujące,
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa,
• zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej,
• dochodzenia lub obrony roszczeń.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzane są zgodnie z art. 6 RODO na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda osoby, której dane dotyczą,
• art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny ciążący na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes Administratora.

Jeżeli przetwarzane są dane dotyczące zdrowia (np. informacje o niepełnosprawności), odbywa się to na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda) lub innych przepisów prawa mających zastosowanie do realizowanego projektu.

5. Dane osób niepełnoletnich

Jeżeli uczestnikiem projektu jest osoba niepełnoletnia, przetwarzanie jej danych odbywa się za zgodą rodzica lub opiekuna prawnego, o ile wymagają tego obowiązujące przepisy.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym lub współpracującym z Administratorem, w szczególności:

• instytucjom finansującym projekty,
• partnerom realizowanych projektów,
• dostawcom usług hostingowych,
• dostawcom poczty elektronicznej,
• dostawcom usług informatycznych,
• podmiotom świadczącym obsługę księgową lub prawną,
• podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów,
• organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Każdy podmiot przetwarzający dane na zlecenie Administratora działa na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim do celów marketingowych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli Administrator korzysta z usług dostawców mających siedzibę poza EOG (np. usług chmurowych lub analitycznych), przekazanie danych odbywa się wyłącznie zgodnie z przepisami RODO oraz przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres:

• niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane,
• wymagany przepisami prawa,
• wymagany przez instytucje finansujące projekty (najczęściej 5 lat od zakończenia projektu, chyba że przepisy lub umowa stanowią inaczej),
• do momentu cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
• do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każda osoba ma prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych.

W szczególności stosowane są:

• szyfrowanie połączenia SSL/TLS,
• kontrola dostępu do danych,
• regularne wykonywanie kopii zapasowych,
• zabezpieczenia serwera,
• aktualizacje oprogramowania,
• procedury ograniczające dostęp do danych wyłącznie dla osób upoważnionych.

11. Pliki cookies

Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
• zapamiętywania ustawień użytkownika,
• prowadzenia statystyk odwiedzin,
• poprawy jakości świadczonych usług.

Jeżeli wykorzystywane są narzędzia analityczne lub marketingowe, odpowiednie pliki cookies instalowane są wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej lub za pomocą banera zgód dostępnego na stronie.

12. Profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkowników.

13. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu funkcjonowania strony internetowej lub zakresu świadczonych usług.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze publikowana na stronie internetowej.

14. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

Fundacja PickActive Foundation

ul. Warszawska 49/46

25-531 Kielce

e-mail: kontakt@pickactive.pl

tel. 601 407 033